各部门：

为做好2019年度学院档案工作，确保档案及时、准确、系统归档，更好地为学院各项工作服务，根据《高等学校档案管理办法》《北京教育学院办公室档案工作管理办法（试行）》有关规定，现将具体工作通知如下：

一、 归档原则

（一）归档文件材料必须完整、真实、准确、系统，能够反映学院各部门职能活动的全过程。

（二）归档文件材料必须遵循形成规律，保持彼此间的有机联系，体现不同部门工作的职能特点。

二、归档范围

（一）文件材料归档范围：

1．反映各部门主要职能活动和基本历史面貌的，对学院发展建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

2．各部门工作活动中形成的在维护国家、学院和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

3．各部门需要贯彻执行的上级单位、同级单位的文件材料；下级单位报送的重要文件材料；

4．其他对各部门工作具有查考价值的文件材料。

（二）文件材料不归档范围：

1．上级单位的文件材料中，普发性不需办理的文件材料；上级机关任免、奖惩非我院工作人员的文件材料；

2．文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，单位内部互相抄送的文件材料，有关工作参考的文件材料，未发布生效的文件材料；

3．同级单位的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料。

三、归档时间

（一）按年度归档的文件材料，各部门收集、整理好后于2020年10月15日至10月31日向档案室移交。

（二）专题性、成套性的归档材料，在项目完成并通过鉴定验收后2个月内完成归档。

四、归档要求

（一）请各部门兼职档案员按归档要求，做到收集齐全、分类科学、整理规范、排列有序、程序合格。

（二）归档的文件一般为原件，如特殊原因需归档复印件的，应标明与原件相同，并由部门负责人签字或加盖部门章。

（三）文书档案以件为单位进行整理，一般“一事一件”，如涉及多个部门的，由主办部门进行归档，其他部门协办。

（四）件与件之间的排列，按事由结合时间顺序、重要程度等排列；会议文件、统计报表、案件材料等成套性文件集中排列。

（五）文书档案应以件为单位编制页码，用阿拉伯数字从“1”开始逐页流水编制，文件正面页码编写在右下角，文件反面页码编写在左下角；拟制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。有效图文的页面为一页，用黑色 2B 铅笔编写。

（六）各部门兼职档案员在办理档案移交前，将归档文件目录按排列顺序和系统要求录入档案系统，移交时除提交纸质目录（一式两份，移交时归档单位、接收人签字后各执一份）外还需提交由部门负责人签字后的备考表（每约100页提交一份）。

（七）档案整理过程中，如有疑难问题，请及时与党政办公室联系。
      联系人：孙宇（82089116  18500361006）

                      党政办公室             

2020年7月8日

附件：《北京教育学院办公室档案工作管理办法（试行）》

《北京教育学院办公室档案工作管理办法（试行）》.doc (200.56 KB)