各部门：
  为确保学院档案工作平稳有序推进，充分发挥档案资政育民、留史凭鉴价值，更好的服务学院各项工作，根据《高等学校档案管理办法》《北京教育学院办公室档案工作管理办法（试行）》有关规定，现将2020年档案收集工作通知如下：
  一、归档原则
  （一）归档文件材料必须完整、真实、准确、系统，能够反映学院各部门职能活动的全过程。
  （二）归档文件材料排列时须遵循形成规律，保持彼此间的有机联系，区分不同价值。
  （三）归档文件材料能够体现部门工作的职能特点。
  二、归档范围
  （一）文件材料归档范围：
  1．反映各部门主要职能活动和基本历史面貌的，对学院发展建设和历史研究具有利用价值的文件材料；
  2．各部门工作活动中形成的在维护国家、学院和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
  3．各部门需要贯彻执行的上级单位、同级单位的文件材料；下级部门报送的重要文件材料；
  4．其他对部门工作具有查考价值的文件材料。
  （二）文件材料不归档范围：
    1．上级单位的文件材料中，普发性不需办理的文件材料；上级单位任免、奖惩非我院工作人员的文件材料；
    2．文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，学院内部互相抄送的文件材料，有关工作参考的文件材料，未发布生效的文件材料；
  3．同级单位的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料。
  三、归档时间
  按年度归档的文件材料，各部门收集、整理好后于2021年4月30日（周五）前移交学院档案室。
  四、归档要求
  （一）请各部门兼职档案员做到收集齐全、分类科学、整理规范、排列有序、程序合格。
  （二）归档的文件一般为原件，如特殊原因需归档复印件的，应标明与原件相同，并由部门负责人签字或加盖部门章。
  （三）文书档案以件为单位进行整理，一般“一事一件”，如涉及多个部门的，由主办部门进行归档，其他部门协办。
  （四）件与件之间的排列，按事由结合时间顺序、重要程度等排列；会议文件、统计报表、案件材料等成套性文件集中排列。
  （五）文书档案应以件为单位编制页码，用阿拉伯数字从“1”开始逐页流水编制，文件正面页码编写在右下角，文件反面页码编写在左下角；拟制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。有效图文的页面为一页，用黑色 2B 铅笔编写。
  （六）各部门兼职档案员在办理档案移交前，请将归档文件目录按排列顺序录入学院档案管理系统。移交时除提交纸质目录外还需提交由部门负责人检查签字后的备考表（每盒一份）。
  （七）一般性文书档案，鼓励电子文件单套制归档。
  （八）档案整理过程中，如有疑难问题，请及时与党政办公室联系。联系人：孙宇（82089116  18500361006）。