各部门：

现将《北京教育学院合同管理办法（试行）》印发给你们，请认真贯彻落实。

 

 

北京教育学院

2016年12月12日

北京教育学院合同管理办法（试行）

 

第一章  总则

 

第一条  为规范学院合同管理，防范法律风险，维护学院合法权益，根据《中华人民共和国合同法》等法律法规,结合学院实际，制定本办法。

第二条  本办法所称合同是指：学院及其授权的部门作为一方当事人与其他平等主体的自然人、法人或其他组织设立、变更或终止民事权利义务关系的协议；分为办学、科研、采购、基建、国际合作与交流、劳动人事、后勤保障等类别。

第三条  本办法所称合同管理是指学院或学院授权的部门制定和修改有关合同管理制度以及对合同的签订、审批、履行、变更与解除、争议处理进行监督、检查、考核等管理活动。

第四条  合同管理实行“统一指导监督、分工负责、归口管理”的制度。

 

 第二章  合同的管理

 

第五条  根据本部门职能和工作需要提出订立合同事项的部门为合同主责部门。合同主责部门是合同管理的第一责任部门，其主要职责为：

（一）合同拟订前，调查合同当事人的资质和履约能力，本着平等互利、协商一致、诚实守信的原则与合同相对方进行协商；

（二）合同文本的起草、修订、会签、上报、备案；

（三）确保合同的合法性、可行性与严密性；

（四）坚持维护学院的正当权益；

（五）依法依规履行合同。

第六条  合同主责部门应确定承办人。承办人指具体承担合同协商、拟定、报批和履行等事项的人员，是合同管理的直接责任人。

第七条  依据业务范围、工作职责、合同性质与内容，学院相应职能部门负责对合同进行归口管理：

（一）学院办公室负责涉及其管理事务内容的合同的管理；

（二）教务处负责各类合作办学、培训合作、教学实验室共建、课程（教材）开发等与教学工作有关的合同的管理；

（三）科研处负责科研项目合同（含出版合同）的管理；

（四）国际合作与交流处负责国际化合作协议与合同的管理；

（五）信息管理与服务中心负责信息化建设类合同的管理；

（六）国有资产管理处负责采购合同的管理；

（七）上述合同以外的其他合同由学院授权有关职能部门进行归口管理。

第八条  合同归口管理部门的主要职责为：

（一）依照国家有关法律法规、有关政策及学院相关制度办法，从维护学院权益出发，对合同文本进行合法性、合规性、可行性、严密性与规范性审核。

（二）监督合同履行、监控合同履行的异常情况、参与解决合同纠纷。

第九条  合同归口管理部门的主要负责人为合同管理责任人，同时确定专人作为合同管理人员。

第十条  学院办公室负责对各类合同进行统一指导监督、登记保管等，其主要职责为：

（一）制定、修改和解释学院合同管理相关规章制度；

（二）谈判商定特别重大合同，协调解决合同管理过程中的问题；

（三）对各职能部门的合同归口管理工作进行指导、检查和监督。

（四）必要时聘请法律顾问对合同的合法性、可行性、严密性进行复审；

（五）统一为合同加盖印章；统一登记、统计、保管学院合同文本及相关资料原件；

 

第三章  合同的审核、复查与签订

 

第十一条  合同主责部门完成合同起草后，填写《北京教育学院合同审签表》（以下简称“审签表”），连同合同文本报归口管理部门审核。

第十二条  合同内容涉及到几个职能部门的，合同主责部门需将合同文本及有关资料提交相关职能部门审核会签。相关部门审核会签的主要职责为：

财务处主要审核经费使用是否符合预算及上级、学院的相关财务制度；

纪监审处主要审核合同报价的合理性；

其他相关职能部门从职责范围、专业角度以最大限度维护学院利益出发对合同进行审核。

第十三条  各会签部门应在3个工作日内完成审核会签工作。审核会签过程中，可根据需要责成合同承办人提供与合同有关的补充证明材料和有关情况说明。合同承办人应对其提供材料和说明情况的真实性负责。

第十四条  审核会签意见应明确、具体，禁止使用“原则同意”、“基本可行”等模糊性语言。发现重大错误、遗漏时，应在审核会签意见中予以明示并提出修改建议。

第十五条  合同审核会签通过后，合同承办人持合同文本和审签表报至分管院领导审批，分管院领导审批后再上报至学院办公室。

第十六条  学院办公室对上报合同及相关资料分以下情形处理：

 属于“三重一大”决策事项的合同，必要时应送学院法律顾问复审。复审通过并履行学院“三重一大”事项决策程序后，法定代表人或委托授权人方可与合同相对方签订合同，由学院办公室备案并为合同加盖北京教育学院合同专用章（学院公章）。

不属于“三重一大”决策事项的合同，必要时送法律顾问复审通过后，法定代表人或委托授权人方可与合同相对方签订合同，由学院办公室进行备案并为合同加盖北京教育学院合同专用章（学院公章）。

第十七条  需送法律顾问复审的合同，法律顾问应在收到送审材料后七个工作日内完成复审。遇重大事项或其它特殊情况，可适当延长复审期限。法律顾问对合同材料复审后，应作出通过审查、建议修改或不予通过的明确结论，并出具复审意见书。

第十八条  合同文本通过审核但在签订前有异动的，应重新按程序进行审核。

第十九条  除学院的法定代表人直接签署合同外，学院授权各归口管理部门的负责人为合同的委托代理人；其他人为代理人的，应当有特别规定或者由法定代表人书面授权。

第二十条  重大合同的谈判、起草、签约一般应有学院办公室、纪监审处、财务处及法律顾问参与。

依照有关规定必须进行招投标的项目，有关职能部门应按规定组织招投标并制作会议纪要。没有规定必须进行招投标的项目，有关职能部门认为必要的，可以组织专家论证并制作会议纪要。会议纪要是合同审批的依据，内容必须真实、全面，并经参会人员签字确认。

第二十一条  审计部门依据学院有关规定对合同进行审计。

第二十二条  学院办公室、财务处、合同主责部门各保管一份合同文本原件。合同主责部门在合同履行完毕后将合同相关资料原件交学院办公室统一登记保管。

 

第四章 合同的履行、变更和解除

 

第二十三条  合同生效后，必须全面、及时履行。

第二十四条  因合同履行情况发生变化需变更合同条款的，应以书面形式变更合同条款。

第二十五条  因不可抗力致使合同无法履行或履行已无任何意义，合同主责部门必须向主管院领导和学院办公室报告。需要解除合同的，应立即向对方提出书面解除要求，并提供有关证明文件。

第二十六条  合同变更或解除的，应当符合法定或约定条件。变更或解除合同的通知或答复应当在法定或约定的期限内做出。变更或解除合同应当采用书面形式。学院审核合同变更或解除的流程与合同签订审核的流程相同。

第二十七条  因合同相对方违约致合同目的已无法实现的，合同主责部门必须及时向主管院领导和学院办公室报告。经学院相关会议论证决定单方解除合同的，由合同主责部门在律师的协助下起草书面解除函送达合同相对方，并做好相应的措施，包括合同解除后的善后事宜，解决纠纷的机制，诉讼或仲裁的预案等。

第二十八条  合同主责部门应在合同终止或履行完毕后一周内，向学院办公室提交合同履行情况的书面材料。

 

第五章  合同的履行监督和纠纷处理

 

第二十九条  合同归口管理部门应对合同履行过程中的各个环节及时跟踪、检查、管理。学院办公室和纪监审处对合同履行进行动态监督。

第三十条  合同主责部门应加强对合同履行的管理，发现问题应及时纠正、处理，对严重瑕疵应立即书面上报学院办公室。

第三十一条  在合同履行中发生纠纷，应首先采取协商、调解方式解决，能够达成一致意见时，依合同签订程序修改或重新签订合同；协商、调解不成时，合同主责部门应及时向主管院领导汇报，并报学院办公室做好仲裁或诉讼准备。

第三十二条  合同纠纷由学院办公室会同合同主责部门、归口管理部门等协调解决。

 

第六章 责任追究与奖励

 

    第三十三条  学院各部门未经授权不得对外签订合同。在对外签订合同中，应当遵守本办法，认真履行职责，维护学院利益。因渎职、失职给学院造成损失的，学院将依照有关规定追究责任。

    第三十四条  有下列行为之一的，学院将视其情节轻重，追究当事人院内行政责任；给学院造成损失的，追究其民事责任；构成犯罪的，移交国家司法机关处理：

（一）未经授权，擅自对外签订合同的；

（二）超越代理权限或滥用代理权的；

（三）与合同对方当事人串通，损害学院利益的；

（四）在合同签订和履行中未尽注意义务，或者未按照本办法规定处理，致使学院利益受到损失的；

（五）利用学院合同谋取私利或从事其他违法行为的；

（六）不及时处理合同纠纷，或者擅自放弃权利的；

（七）其他违反法律法规和学院规定，在合同签订和履行中给学院造成损失的。

 

第七章  附则

 

第三十五条  本规定由学院办公室负责解释。

第三十六条  本规定自颁布之日起执行。

本规定颁布前学院制定的其他与本规定相抵触的文件或文件中的条款同时废止。

本规定执行前已签订尚未履行完毕的合同的履行、变更、终止，按本规定执行。

附件：1.北京教育学院合同审签表

2.北京教育学院合同审签流程图