各分党委（党总支）、各部门：

    经学院三届党委常委会第75次会议研究决定，现将《北京教育学院会议管理办法》印发给你们，请认真贯彻落实。

 

 

 

中共北京教育学院委员会  

    2020年9月30日    

 

 

 

 

北京教育学院会议管理办法

 

第一章  总则

第一条  为加强学院举办和召开的各类会议的管理，规范会议组织及实施程序，严肃会议纪律，提高办会质量和水平，结合学院实际，特制定本办法。

第二条  本办法适用于以学院名义举办和承办的全院性、全局性会议各类会议，包括业务会议、管理会议。

（一）业务会议是指因教学、科研业务需要而举办的国内学术会议、论坛及院内研讨会、评审会、座谈会、培训会等。

（二）管理会议是指二级学院管理会议等除教学、科研业务需要之外召开的各级各类会议。

第三条  各类会议是学院贯彻上级精神、部署学院工作、推动学院发展的重要手段,各部门应高度重视会议的组织和管理工作。

 

第二章  会议原则

第四条  举办各类会议应遵循以下原则：

（一）高效。注重会议实效，召开会议要调研充分、内容充实，紧扣议题，突出重点，简明扼要，力戒空话、套话、重复话，有明确、务实的预期效果，倡导开短会，不得组织召开没有明确目的、缺乏实际内容的会议。

（二）精简。在保证工作实效基础上，精简会议数量、压缩会议时间、减少会议人员。时间相近、参会人员相同或交叉能合并召开的会议要统筹合并召开；能以文件或利用现代通讯工具部署工作的，不再召开会议。控制会议规模、规格，按照“谁分管，谁出席”的原则确定出席领导和与会人员。需安排交流发言的，发言单位与发言时间应事先确定，也可采取印发书面材料交流。改进新闻报道，突出工作需要、新闻价值，压缩报道的数量、字数、时长。

（三）节约。凡涉及经费开支的会议应严格按照上级有关规定的标准，控制会议经费，严禁铺张浪费。会议地点一般安排在院内，确需安排在院外，经审批后并纳入学院年度预算的才能外出开会，不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议。不安排与会议内容无关的参观、考察等活动。会议一般不摆放香烟、花草、水果，不安排宴请及娱乐活动，不发放纪念品。

（四）规范。会议的申报、审批、筹备、召开、总结等各个环节均要按照有关规定执行。要强化会议计划，凡需院领导出席的会议，主办部门应提前一周（一般为每周五）向学院党政办公室申请，列入学院下周工作计划，未列入周工作计划的，原则上不予安排。专门会议按照“谁分管、谁出席”的原则确定出席领导和与会人员。

第三章  会议审批

第五条  党员代表大会的召开由党委常委会审批；教职工代表大会的召开由学院工会提出初步意见，报党委常委会审批。党委常委会、院长办公会、领导班子专题会、部门工作交流会按照相应的议事规则进行。需要提交学院党委常委会、院长办公会审议的重要会议，由分管院领导提出会议承办和协办部门、参会人员范围、会议议程等会议组织方案，提交会议研究决定。

第六条  其他学院组织的全院性会议或重大活动、由承办部门报请分管院领导同意，领导批复同意后，承办部门要及时将领导批示、会议议程、主要内容、会议材料、参会人员等报党政办公室统筹安排。需要邀请其他院领导出席的，须向党政办公室申请，由办公室负责协调安排。

第七条  确因特殊情况，由院领导主持召开的全院性临时会议（如临时传达上级紧急通知、部署紧急工作等），由承办部门请示分管院领导同意后召开，并事前向学院党政主要领导报告。

第八条  职能部门组织的涉及全院范围的部署性会议，应提前报分管院领导审批。如多个会议合并召开或一个会议的议题涉及到多个部门的工作，相关部门在会前应充分协商。

第九条  学院有关单位与国际组织、国（境）外有关团体、机构共同在国内举办或受其委托承办的会议，应按上级和学院有关规定，先报学院国际交流与合作处审批、备案，再报分管外事工作的院领导审批，其中国际性学术会议根据情况转国际交流合作处、教务处、科研处、宣传部等会签后，再报相关分管院领导审批；按有关外事工作规定须报上级相关部门审批的国际会议，由国际交流合作处负责上报。涉及“三重一大”事项，按相关文件执行。

 

第四章  会议组织

第十条  会议的组织主要包括会议方案拟订、会议筹备、会议实施、会后处理四个阶段的工作。

第十一条  会议组织根据会议性质和部门工作职责，分为主办、承办和协办三种方式，以“主办负责，承办分担，协办协助”的原则，明确会议各个阶段的任务和责任，并进行组织。

（一）主管部门为会议的主（承）办部门，负责牵头做好会议筹备的组织协调、文字材料起草、会场布置、座次安排等工作，落实会议召开时间、地点和参会范围，提前邀请与会领导和嘉宾，及时通知参会人员。通知情况须进行记录以备查。

（二）相关职能部门为会议的协办部门，工作主要有：

1. 党政办公室协助做好会议议程的审定、院领导讲话稿的审核、主席台就坐人员名单及座次安排、院领导出席会议协调安排等。

2. 宣传部负责做好会议的新闻报道工作，协助主办部门共同做好会场及周边的宣传工作。

3. 安全保卫处负责做好会场内外的安全保卫工作。

4. 后勤管理处负责做好会议服务保障等工作。

5. 信息网络中心负责协助党政办公室做好同步视频、会议室多媒体设备的调试和使用等工作。

第十二条  学院党委常委会、院长办公会等工作例会，由党政办公室按照相应议事规则组织实施；学院召开的重要会议、重大活动，举办承办的全国、全市非学术型会议或有上级领导出席的重要会议，由党政办公室负责牵头组织协调，主管部门和相关单位协助配合。

第十三条  专项工作会议、纪念（庆祝、表彰）性会议、学术会议、接待会议等，根据会议的性质和部门工作职责，主管部门为具体主办部门，根据需要经党政办公室审核并报请有关院领导同意，可协调有关部门协助做好筹备工作。

第十四条  会议组织需由主办部门提前在党政办公室备案；凡需院领导出席的会议，主办部门应提前报学院党政办公室协调，列入学院院领导周工作安排；会议需讨论、议决的各种文件、材料提交前须经主办或承办部门领导班子研究，报分管院领导同意，并以部门名义提交，不得以个人名义署名提交。

第十五条  会议组织部门（单位）应安排专人做好会议记录，必要时要整理形成会议纪要。全院性重要会议、各类代表会议、高规格的学术性会议、接待上级领导和重要专家的座谈会等，主办部门要视需要安排专人，形成文字、音频、影像等会议资料，并及时将全套会议材料整理后送学院档案馆归档。

第十六条  会议组织需严控会议费，严格落实中央八项规定精神和实施细则，坚持勤俭办学、厉行节约的原则，杜绝奢侈浪费。

 

第五章  会议费预算管理与结算

第十七条  会议分类和支出标准按北京市财政局关于印发《北京市党政机关事业单位会议费管理办法》的通知（京财预〔2017〕1号）参照执行。

第十八条  会议费预算申报与执行。各部门应当建立会议计划编报和审批制度。随年度预算申报同时报送会议计划，并报党政办公室审核。年度会议计划应包括会议名称、召开理由、主要内容、时间地点、代表人数、工作人员数、所需经费及列支渠道等（见附件1）。会议计划由经办人、部门负责人、报部门分管领导审批后报党政办公室，由党政办公室统筹全院会议情况后，并结合年度会议费预算规模安排全院会议计划，报党委常委会批准后纳入年度部门预算执行。

年度会议计划一经批准，原则上不得调整。对上级交办等确需临时增加的会议，按规定程序报批，纳入部门年度预算。

如遇特殊情况改变计划或不能按计划实施的，应及时于本年度季度末报请党政办公室，由党政办公室进行统筹调剂使用。

第十九条  会议费结算。会议结束一周内，及时办理会议费结算手续。由会议定点场所在“北京市政府采购会议定点综合查询系统”填报会议服务明细信息，并通过该系统打印“北京市政府采购会议费结算明细单”。“北京市政府采购会议费结算明细单”须由会议定点场所盖章和会议主办人签字确认。

会议费报销时应提供如下资料（不限于）：

（一）召开会议审批文件；

（二）会议通知；

（三）参会人员签到表

（四）正式发票

（五）原始流水结算单

（六）《政府采购会议费结算明细单》

（七）《预算单位会议执行情况表》（见附件2）

第二十条  会议费应以支票、公务卡（1000元以内）方式结算，禁止使用现金结算。

 

第六章  会议纪律

第二十一条  各类会议组织部门要精心组织，落实责任，强化时限要求，切实加强对会议通知收发、会议报名、会场组织、视频信号接收等环节的管理，防止出现纰漏和差错。

第二十二条  严格实行会风监督和情况通报。凡要求报送会议回执的，各参会单位或部门要严格按照会议确定的人员范围、报名时限等上报参会人员名单。要求部门主要负责同志参加的会议，不得先报名然后委托其他人员参加，严格会议签到制度，确因上课或外出开会、学习等特殊情况不能参会的，应履行请假手续。

第二十三条  参会人员要提前10分钟到会签到，按照指定区域就座。会议期间，保持良好的精神状态，自觉维护会场秩序，关闭通讯工具或调至静音状态，不得在会场随意走动或长时间滞留会场外，杜绝会风散漫现象，不做与会议无关的事情。

第二十四条  参会人员对会议中应予保密的事项或不宜公开的事项、会议的不同意见等须严格遵守保密规定，任何个人未经允许，不得擅自对外公开。要妥善保管会议文件材料，需要退回的要及时退回。

第二十五条  经党委常委会、院长办公会议等议定的事项，各部门须认真贯彻执行，确因客观原因需要变动的，须向分管院领导和党政办督办人员说明，并提出建议。

因未出席会议而耽误工作及造成的后果由该参会部门党政主要负责人承担。

第二十六条  本办法由学院党政办公室负责解释。

第二十七条  本办法自发布之日起施行。

 

附件：1. 市教委所属预算单位20**年度会议计划情况表

2. 市教委所属预算单位20**年度会议执行情况表